Sinds 1 januari 2014 werken de vijf ICT-afdelingen van de Hoeksche Waardse gemeenten samen. Het samenwerkingsverband ISHW verzorgt voor de deelnemende gemeenten (Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland en Strijen) in brede zin de ondersteuning op het gebied van ICT. Na de samenwerking op het gebied van ICT werken de vijf gemeenten nu ook op het gebied van (social) intranet samen.
Wij spraken met Anne Karsbergen, communicatieadviseur bij gemeente Oud-Beijerland, over de lancering van het social intranet en haar visie op communicatie: ‘Het social intranet is een middel om de samenwerking makkelijker te maken, geen doel op zich’. Weten hoe andere gemeenten hun social intranet succesvol inzetten? Download het gratis e-book: In 7 stappen naar een succesvol social intranet.
"Het social intranet is een middel om de samenwerking makkelijker te maken, geen doel op zich."
De aanloop
Op de vraag waarom er voor een social intranet is gekozen antwoord Anne: ‘Ons vorige intranet was verouderd en werd vooral gebruikt om te zenden, niemand kon reageren op nieuwsberichten of zelf iets plaatsen. Met Het Nieuwe Werken in het vooruitzicht ging ik op zoek naar mogelijkheden om niet plaatsgebonden te kunnen samenwerken.’
"Ons vorige intranet was verouderd en werd vooral gebruikt om te zenden, niemand kon reageren op nieuwsberichten of zelf iets plaatsen. Met Het Nieuwe Werken in het vooruitzicht ging ik op zoek naar mogelijkheden om niet plaatsgebonden te kunnen samenwerken."
‘Daarna ging het snel’, gaat Anne verder op de vraag of het moeilijk was om het bestuur te overtuigen. ‘Het ICT samenwerkingsverband had ik snel mee en de webmasters van de andere gemeenten zagen het ook al snel zitten. Iedereen moest apart hun eigen managementteam overtuigen en dat ging eigenlijk ook vrij snel.’
Eenvoudig samenwerken
‘Het voordeel van een social intranet voor vijf gemeenten is dat het samenwerken makkelijker maakt. We leven steeds meer in een netwerksamenleving. Onze vijf gemeenten zitten heel dicht bij elkaar in een klein gebied, onze communicatieafdelingen krijgen bijvoorbeeld vaak dezelfde persvragen en verzoeken voor interviews. Dan is het handig om met elkaar te overleggen hoe je op bepaalde vragen reageert’.
Hebben alle vijf gemeenten toegang tot het gehele intranet?
‘Nee, we doen niet alles samen. Er zijn voor iedere gemeente ook gesloten groepen op het intranet, bijvoorbeeld voor personeelszaken’. Lees hier meer over hoe social intranet de samenwerking kan bevorderen.
Livegang Samen@Work
Half januari is het social intranet, Samen@Work, in alle vijf gemeenten tegelijkertijd live gegaan. Anne vertelt: ‘We hebben samen een gaaf filmpje gemaakt waarin we veel verschillende medewerkers uit de gemeenten aan het woord hebben gelaten. Maar dat was niet het enige,’ gaat Anne verder. ‘Tijdens de lancering hebben we alle collega’s een a4'tje gegeven met een aantal online groepen die wij al hadden aangemaakt op het intranet, waaronder ook informele groepen zoals een hardloopgroep, carpoolgroep en receptengroep. Uit iedere gemeente – van bestuur tot aan de medewerkers – zaten mensen die zich hierbij aansloten. Het begon dus informeel waarna mensen ook steeds meer formeel de relatie met elkaar zochten.’
Naast het aanmaken van de hardloopgroep is er weinig sturing nodig geweest vanuit het management of de webmasters. ‘We doen heel weinig aan mensen vertellen hoe ze het moeten doen. Dat werkt prima. We wilden eerst kijken hoe ver mensen zelf komen. Ook hebben we een groep voor vragen aangemaakt. De Helpdesk groep.’
‘Soms komen collega’s bij mij omdat ze een nieuwtje hebben voor op het intranet. Ik loop dan vaak even mee en laat diegene zien hoe hij zelf een berichtje kan plaatsen op Samen@Work. Het werkt namelijk veel beter wanneer iemand zelf een update plaatst. Het intranet is van iedereen. Het is niet meer alleen een kanaal waarvan communicatie bepaalt wat er op moet en wat niet.’ Voor een succesvolle implementatie van een social intranet is het belangrijk dat iedereen zich er in thuis voelt. Lees hier meer over het implementatieproces.
"Het intranet is van iedereen. Het is niet meer alleen een kanaal waarvan communicatie bepaalt wat er op moet en wat niet."
‘De buitendienst blijft lastig te bereiken’
Een doelgroep die lastig te bereiken blijft is de buitendienst: ‘Dit zijn de collega’s die altijd met de voeten in de klei staan. Ze hebben geen computer op het werk en soms zelfs geen e-mailadres. Voor hen is het lastiger om elke dag even op het intranet te kijken.’
‘Er zijn natuurlijk ook altijd mensen die het nut niet inzien van een social intranet. Het belangrijkst voor de mensen die er geen zin in hebben, vind ik dat ze in ieder geval weten hoe het werkt en dat ze het belangrijke nieuws lezen. We laten het los, collega’s moeten elkaar gaan overtuigen en zelf het nut in gaan zien. Ik verwacht niet dat mensen elke week een berichtje plaatsen, dat moet je doel ook niet zijn. Het social intranet is een middel om de samenwerking makkelijker te maken, geen doel op zich.’
"We laten het los, collega's moeten elkaar gaan overtuigen en zelf het nut in gaan zien. Ik verwacht niet dat mensen elke week een berichtje plaatsen, dat moet je doel ook niet zijn."
Toekomstplannen
Annes toekomstbeeld over welke rol communicatie in de toekomst zal spelen is dat communicatie niet alleen van de afdeling communicatie is. Ze vertelt: ‘Alle werknemers communiceren. Iedereen is woordvoerder van de organisatie, waar je ook bent. De afdeling communicatie moet zich dus vooral bezig gaan houden met het communicatiever maken van de organisatie.’
